Підтверджуємо проведення господарських операцій первинними документами

395
Бюджетна установа перерахувала кошти за обслуговування принтера без належного документального підтвердження. Зокрема, проведена господарська операція не була підтверджена актом наданих послуг. Під час ревізії в установі фінінспектори визнали таке перерахування коштів незаконним. З’ясуємо, яке значення для підтвердження госпоперацій мають первинні документи та до яких наслідків може призвести відсутність таких документів.

Бухгалтерський облік господарських операцій бюджетні установи мають проводити на підставі первинних документів, які фіксують факти проведення господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV; далі — Закон про бухоблік). Тому без первинного документа бухгалтер бюджетної установи не має права відображати в бухобліку господарську операцію.

Відповідно до абзацу 1 пункту 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

У свою чергу, первинні документи мають:

  • виступати носіями достовірних відомостей про виконану господарську операцію та її учасників;
  • містити повну інформацію про таку господарську операцію та усі обов’язкові реквізити, визначені частиною другою статті 9 Закону про бухоблік.

Обов’язкові реквізити

Первинні документи відповідно до частини другої статті 9 Закону про бухоблік мають містити такі обов’язкові реквізити:

  • назва документа (форми);
  • дата і місце складання;
  • назва установи, від імені якої складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції.

Крім того, залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів відповідно до абзацу 3 пункту 2.4 Положення № 88 можуть бути включені додаткові реквізити:

  • ідентифікаційний код установи з Державного реєстру;
  • номер документа;
  • підстава для здійснення операцій;
  • дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Саме обов’язкові реквізити надають документу юридичної сили та доказовості.

Акт наданих послуг

Отже первинні документи ми згадуємо, коли маємо на увазі підтвердження факту проведення господарської операції.

Операції з надання послуг у цій частині не відрізняються від інших операцій і також потребують їх документального підтвердження.

Первинним документом, що підтверджує факт про ведення таких операцій, є акт наданих послуг. Звісно, якщо його складено з дотриманням вимог законодавства.

Оскільки наразі не затверджена типова форма акта наданих послуг, відповідно до пункту 2.7 Положення 88 документування господарських операцій установа може провадити із використанням виготовлених самостійно бланків. Головне — аби вони містили обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Акт наданих послуг має бути складено під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо  — безпосередньо після її закінчення (ч.  1 ст. 9 Закону про бухоблік). До того ж складають його щонайменше у двох примірниках — один для бюджетної установи як замовника послуг, а інший — для виконавця послуг.

Потребу у деталізації змісту й обсягу господарської операції визначають особи, які відповідають за проведення господарської операції і правильність її оформлення. При цьому така деталізація має забезпечити повне розкриття змісту господарської операції та ідентифікацію активів, зобов’язань, доходів або витрат, з нею пов’язаних.

У разі неправильного оформлення проведених господарських операцій особи, які зобов’язані документально оформити таку операцію, понесуть відповідальність.

Відповідальність

Частиною третьою статті 8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів проведення всіх господарських операцій у первинних документах покладена на керівника бюджетної установи у рамках законодавства та установчих документів. Керівник установи відповідає також за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

Стан розрахунково-платіжної дисципліни та виконання господарських договорів є одним із основних питань проведення ревізії фінансово-господарської діяльності бюджетної установи (пп. 2.6 наказу Держфінінспекції «Про затвердження примірних програм ревізії» від 14.03.2014 № 80).

Тому під час перевірки в установі фінінспектори вивчають, зокрема, дотримання установою розрахунково-платіжної дисципліни, правильність відображення нею дебіторської та кредиторської заборгованості.

І якщо установа під час перевірки не надасть первинних документів, що підтверджують проведення нею господарської операції (у т. ч. акта наданих послуг для підтвердження отриманої послуги), фінінспектори можуть зробити висновок, що така операція не проводилася. А отже, кошти, перераховані установою як оплата за надані послуги, визнають незаконно перерахованими коштами.

Нагадаємо, що порушення встановлених вимог щодо ведення бухгалтерського обліку є порушенням бюджетного законодавства (п. 33 ст. 116 Бюджетного кодексу України; БК), за яке до установи застосовуються заходи впливу, передбачені статтею 117 БК. І за такі порушення відповідальність нестимуть як бюджетна установа, так і її посадові особи.

Тож аби запобігти порушенням бюджетного законодавства та проведенню незаконних видатків, установа має:

  • потурбуватися про підтвердження факту отримання послуг вчасно складеним актом наданих послуг;
  • розробити самостійно бланк акта наданих послуг, вказавши у ньому передбачені законодавством обов’язкові реквізити.


Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль