Проведення інвентаризації в бюджетних установах у 2016 році: як підготуватися

2942
Перед тим, як приступити до складання річної фінансової звітності, у бюджетній установі слід провести важливу процедуру — інвентаризацію активів та зобов’язань. Вона дасть можливість виявити фактичну наявність активів в установі, підтвердити їх відповідність критеріям визнання, а також перевірити повноту відображення зобов’язань. Тож поговоримо, за якими основними правилами її проводять.

Під час проведення інвентаризації в бюджетних установах в 2016 році, так само як і минулого року слід керуватися Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення про інвентаризацію).

Розглянемо разом головні правила, визначені Положенням про інвентаризацію, яких обов’язково має дотримати установа під час проведення інвентаризації.

Організація інвентаризації в бюджетних установах

Проведення інвентаризації забезпечує посадова особа, яка провадить керівництво установою відповідно до законодавства та установчих документів. Тобто керівник установи (далі — керівник установи).

Керівник установи створює всі потрібні умови для проведення суцільної інвентаризації, зокрема, у тих випадках, коли проведення інвентаризації є обовязковим (див. табл. 1). Окрім цього, він визначає об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації в інших випадках, враховуючи вимогу, щоб визначені в установі строки проведення інвентаризації не перевищували строків, установлених пунктами 7 і 10 розділу I Положення про інвентаризацію.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!

Строки та періодичність проведення інвентаризації в бюджетних установах 2016 року для певних видів активів і зобов’язань можна визначити:

  • або окремим наказом керівника на початку року;
  • або в положенні про облікову політику бюджетної установи.

Таблиця 1

Випадки, у яких інвентаризацію активів та зобов’язань проводити обов’язково

Випадки у фінансово-господарській діяльності установ

Умови та терміни проведення

Підстава

Складання річної фінансової звітності

Проводиться до дати балансу у визначений період

Абз. 1 п. 12 Порядку № 419; абз. 2 п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію

Передача майна бюджетної установи в оренду;

передача бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (на дату передачі), крім передачі в межах одного органу управління

-

Абз. 3 п. 12 Порядку № 419; абз. 3 п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію

Зміна матеріально відповідальних осіб;

за колективної (бригадної) матеріальної відповідальності:

зміна керівника колективу (бригадира);

вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів

на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади)

На день приймання-передачі справ в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні

Абз. 4 п. 12 Порядку № 419; абз. 4 п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію

Установлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей

На день встановлення факту

Абз. 5 п. 12 Порядку № 419; абз. 5 п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію

За судовим рішенням або на підставі належно оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації

У термін та в обсязі, зазначених у належно оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання відповідного документа

Абз. 5 п. 12 Порядку № 419; абз. 6 п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію

Техногенна аварія, пожежа чи стихійне лихо

На день після закінчення явищ

Абз. 6 п. 12 Порядку № 419; абз. 7 п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію

Припинення установи

-

Абз. 7 п. 12 Порядку № 419; абз. 8 п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію

Одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або одержання від покупця претензії щодо недовантаження товарів

Проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії

П. 9 розд. I Положення про інвентаризацію

Умовні скорочення:
Порядок № 419 — Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 № 419;
Положення № 637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637.

Варто згадати й про особливий порядок проведення інвентаризації  в тих бюджетних установах (їх структурних підрозділах), що перебувають на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції. Зокрема, у випадках, обов’язкових для проведення інвентаризації, ці установи її проводитимуть тоді, коли стане можливим безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал цих установ.

Такі установи зобов’язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Зауважимо, що інвентаризація майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), та оформлення її результатів проводяться відповідно до Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.1993 № 158.

Періодичність та строки проведення інвентаризації

У Положенні про інвентаризацію конкретно не зазначено, станом на яку дату потрібно проводити річну інвентаризацію активів та зобов’язань. Утім, пункт 10 Положення про інвентаризацію установлює, що інвентаризацію проводять перед складанням річної фінансової звітності до дати балансу, та визначає періоди її проведення за видами активів (див. табл. 2).

Процедура проведення інвентаризації

Як вже зазначалося, об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації у звітному році затверджують розпорядчим документом керівника установи (п. 3 розд. II Положення про інвентаризацію). Аби провести інвентаризацію на виконання затвердженого розпорядчого документа, установа має послідовно дотримати всіх передбачених Положенням про інвентаризацію дій. Для цього всю процедуру інвентаризації можна поділити умовно на кілька етапів.

Створення інвентаризаційної комісії

З огляду на важливу роль інвентаризаційної комісії у вдалому проведенні інвентаризації в бюджетних установах 2016, дамо докладну інструкцію, як діяти при її створенні.

Як випливає із пункту 1 розділу ІІ Положення про інвентаризацію, до складу інвентаризаційної комісії слід включити: представників апарату управління установи, бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії); досвідчених працівників установи, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).

Створену інвентаризаційну комісію має очолити:

  • керівник установи (його заступник); або
  • керівник структурного підрозділу установи, уповноважений керівником установи.

Для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва — якщо через великий обсяг робіт одна комісія не може забезпечити проведення інвентаризації — створюють робочі інвентаризаційні комісії.

Склад робочих інвентаризаційних комісій формують так само, як і склад інвентаризаційної комісії. Також до робочих інвентаризаційних комісій можуть бути включені члени інвентаризаційної комісії.

Матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають у них на відповідальному зберіганні.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) проводить інвентаризацію у повному складі та у присутності матеріально відповідальної особи (п. 1 розд. II Положення про інвентаризацію).

Перед початком проведення інвентаризації голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку (п. 6 розд. II Положення про інвентаризацію).

Таблиця 2

Періодичність та строки проведення інвентаризації активів та зобов’язань

Види активів та зобов’язань

Період проведення

Підстава

Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза установою, зокрема, автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, тощо);

запаси (крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза установою);

поточні біологічні активи;

дебіторська та кредиторська заборгованості;

витрати і доходи майбутніх періодів;

зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування)

Три місяці до дати балансу перед складанням річної фінансової звітності

Абз. 2 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язання у частині невикористаних забезпечень, розрахунки з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування

Два місяці до дати балансу перед складанням річної фінансової звітності

Абз. 3 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Об’єкти основних засобів, зокрема автомобілів, морських й річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза установою

До тимчасового вибуття з установи

Абз. 4 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти (крім нерухомого майна державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у т. ч. того, що передано в оренду, концесію, та державного майна, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації, інвентаризація яких проводиться відповідно до вимог законодавства щодо інвентаризації об’єктів державної власності)

Один раз на три роки

Абз. 5 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Інструменти, прилади, інвентар (меблі) — за рішенням керівника установи:

всі зазначені об’єкти;

не менше 30% усіх зазначених об’єктів

Протягом трьох років;

щороку

Абз. 6 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Музейні цінності — за рішенням центрального органу виконавчої влади, який здійснює формування та забезпечення реалізації державної політики у сферах культури та мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей

За встановленими зазначеним органом строками

Абз. 7 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Бібліотечні фонди — за рішенням керівника установи за встановленим ним графіком

Протягом року

Абз. 8 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Книжкові пам’ятки:

у т. ч.:

за наявності обсягу від 100 до 500 тис. од. — охоплюється не менше 20% од.;

за наявності обсягу понад 500 тис. од. — охоплюється не менше 10% од.

Щороку;

щороку (весь обсяг — протягом 5 років);

щороку (весь обсяг — протягом 10 років)

Абз. 8 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах

Одночасно з інвентаризацією цих приладів, обладнання та інших виробів

Абз. 10 п. 10 розд. I Положення про інвентаризацію

Об’єкти державної власності, тобто нерухоме майно державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у т. ч. те, що передано в оренду, концесію, та державне майно, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації

Один раз на рік (станом на 31 грудня) або позапланово

П. 5 Методики № 1121; абз. 2 п. 11 розд. I Положення про інвентаризацію

Умовне скорочення:
Методика № 1121 — Методика проведення інвентаризації об’єктів державної власності, затверджена постановою КМУ від 30.11.2005 № 1121



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль