Інвентаризація в бюджетних установах запасів: від «а» до «я»

1020
Бюджетній установі наприкінці року не обійтися без інвентаризації запасів. Їх наявність доведеться ретельно перевірити, а результати перевірки — задокументувати. Тож з’ясуємо основні нюанси проведення інвентаризації запасів в бюджетній установі.

Під час звичайної господарської діяльності бюджетним установам доволі часто доводиться мати справу з запасами.

Одні з них потрібні в процесі діяльності установі для подальшого споживання. Інші — лежать на складі чи на виробництві у формі сировини, якихось допоміжних матеріалів, і установа надалі використає їх у виробництві продукції, під час виконання робіт, надання послуг, а може, й з іншою метою чи-то для задоволення власних потреб. А бувають і такі, які установа може просто утримувати, аби далі продати, безоплатно розподілити чи передати.

Тож час від часу (як це вирішить керівник) або ж перед складанням річної звітності (а це вже стосується кожної установи) бюджетна установа поринає в дуже відповідальний процес — проведення інвентаризації активів і запасів. І поставитися до кожного етапу цього процесу працівники установи мають серйозно, бо лише провівши інвентаризацію правильно, установа може забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Тож інвентаризація запасів — це перевірка і документальне підтвердження наявності запасів, їх стану, а також відповідності критеріям визнання та оцінки.

Порядок проведення інвентаризації в бюджетних установах запасів

Під час інвентаризації запасів в установі керуватися слід Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення про інвентаризацію).

Саме у Положенні про інвентаризацію визначені обсяги інвентаризації запасів, терміни та періодичність її проведення.

Та не варто забувати і методичні рекомендації з проведення інвентаризації, які, врахувавши галузеві особливості, можуть розробити окремі міністерства, інші центральні органи виконавчої влади у межах своєї компетенції.

Скажімо, у військових частинах інвентаризацію запасів як військового майна, що закріплене за такими частинами, проводять відповідно до Положення про інвентаризацію військового майна у Збройних Силах, затвердженого постановою КМУ від 03.05.2000 № 748. Тому обсяги, терміни, періодичність та порядок проведення інвентаризації таких запасів визначають відповідно до цього положення.

Відповідальним за організацію та проведення інвентаризації в установі є її керівник.

Тож саме керівник бюджетної установи видає розпорядчий документ (наказ) про створення в установі інвентаризаційної комісії. Або ж створення робочих інвентаризаційних комісій — у разі коли в установі потрібно перевірити чимало запасів і, відповідно, обсяг роботи доволі великий.

Здавалося б, все зрозуміло: члени комісії йдуть туди, де зберігаються запаси. Їх ретельно перераховують і все це фіксують документально. А насамкінець — підбивають підсумки.

І дійсно, проведення інвентаризації запасів можна розділити на такі етапи:

  • підготовка до проведення інвентаризації;
  • перевірка фактичної наявності запасів;
  • перевірка матеріалів інвентаризації;
  • оформлення результатів інвентаризації та їх відображення у бухгалтерському обліку.

Однак кожен із означених етапів має свої нюанси. Тож краще перед тим, як розпочати інвентаризацію запасів у своїй установі, детально з ними ознайомитися.

То що, переходимо до тонкощів?

Підготовка до проведення інвентаризації запасів

Насамперед бухгалтерська служба має передати інвентаризаційній комісії відомості про залишки запасів у розрізі:

  • матеріально відповідальних осіб;
  • місць зберігання запасів.

Ці відомості забезпечать повноту проведення інвентаризації запасів.

Для зручності записи найменувань запасів у графі 2 «Рахунок, субрахунок» інвентаризаційного опису запасів заносять в порядку зростання рахунків їх обліку у матеріально відповідальної особи (тобто спочатку запаси, що обліковують на відповідних субрахунках рахунку 20 «Виробничі запаси», потім — 21 «Тварини на вирощуванні і відгодівлі», 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», 23 «матеріали і продукти харчування» і т. д.).

У місцях зберігання матеріально відповідальні особи розміщують запаси:

  • за найменуванням, сортами тощо;
  • у порядку, зручному для проведення інвентаризації.

Після завершення підготовчого етапу з проведення інвентаризації (за організацію якого, до речі, також відповідає керівник) інвентаризаційна комісія приступає, найвірогідніше, до найбільш відповідального етапу — перевірки фактичної наявності запасів в установі.

Перевірка фактичної наявності

Окрім вимоги проінвентаризувати запаси окремо за місцями зберігання та за матеріально відповідальними особами, запаси слід перевірити ще й у розрізі субрахунків бухгалтерського обліку.

Фактичну наявність запасів перевіряють у порядку їх розміщення в місцях зберігання шляхом:

  • підрахунку;
  • зважування;
  • вимірювання.

Наявність навалочних матеріалів підтверджують за допомогою їх обмірів та технічних розрахунків. При цьому акти обмірів і розрахунки долучають до інвентаризаційного опису запасів.

Інвентаризаційна комісія також звертає увагу на:

  • наявність наказу керівника бюджетної установи про призначення посадових осіб, які відповідають за збереження запасів;
  • наявність письмових договорів про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, укладених з посадовими особами, які відповідають за збереження цих запасів;
  • наявність підпису матеріально відповідальної особи про одержання запасів і прийняття їх на відповідальне зберігання у підтвердних документах;
  • зберігання запасів, придбаних коштом загального фонду, окремо від запасів, придбаних коштом спеціального фонду чи отриманих як гуманітарна допомога.

Під час перевірки фактичної наявності інвентаризаційна комісія заповнює графу 6 «Кількість» інвентаризаційного опису запасів. Решту граф заповнюватиме бухгалтерська служба.

(!) Якщо матеріально відповідальна особа після інвентаризації виявила помилку в інвентаризаційних описах, вона повинна негайно (до відкриття складу) заявити про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки вказаних фактів та їх підтвердження проводить виправлення помилок (п. 12 розд. ІІ Положення про інвентаризацію).

Перевірка фактичної наявності матиме певні особливості залежно від виду запасів (малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП); запаси, що перебувають в дорозі, не оплачена у строк покупцями відвантажена продукція (товари) та запаси, що перебувають на складах інших установ та підприємств; непридатні або зіпсовані запаси; тара; незавершене виробництво; тварини на вирощуванні і відгодівлі). Розглянемо їх далі детальніше.

Малоцінні та швидкозношувані предмети

МШП на складі установи обліковуються на субрахунку 221 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Однак вартість МШП, що передані в експлуатацію, виключають зі складу активів (списують з балансу) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації і відповідними особами протягом строку їх фактичного використання.

Тому за загальним правилом, установленим для запасів, інвентаризують МШП, які не передані в експлуатацію (тобто ті, які перебувають на складі). А за МШП, що передані в експлуатацію, перевіряють лише фактичну наявність.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! На МШП, які обліковують в оперативному порядку, інвентаризаційні описи не складають. Перевіряють фактичну наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлену при цьому нестачу предметів оформлюють актом (абз. 2 пп. 4.1 п. 4 розд. ІІІ Положення про інвентаризацію).

Спецодяг та предмети індивідуального користування, відправлені у прання та ремонт, перевіряють на підставі документів надавача послуг.

Запаси, що перебувають в дорозі

На запаси, що перебувають в дорозі, не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на запаси, що перебувають на складах інших установ та підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), відповідно до підпункту 4.3 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію складають окремий інвентаризаційний опис запасів.

При цьому перевіряють обгрунтованість сум, відображених на рахунках бухгалтерського обліку. Такі суми можуть бути визнані, якщо вони підтверджені належно оформленими документами, зокрема:

  • рахунками постачальників;
  • копіями платіжних вимог (рахунків-фактур), що пред’явлені покупцям;
  • охоронними розписками, які переоформлені на дату проведення інвентаризації або близьку до неї.

Непридатні або зіпсовані запаси

У разі виявлення під час інвентаризації непридатних або зіпсованих запасів, їх вносять до окремого інвентаризаційного опису, в якому щодо таких запасів відображають:

  • найменування;
  • кількість;
  • причини, ступінь і характер псування;
  • пропозиції щодо знецінення, списання або можливості використання господарських цілях.

Тара

Інформацію про тару наводять в інвентаризаційному описі за видами, цільовим призначенням та якісним складом (наприклад, нова, яка була у вжитку, така, що потребує ремонту, тощо).

На тару, що стала непридатною, складають акт на списання із зазначенням причин псування.

Паливно-мастильні матеріали

Паливо, горючі і мастильні матеріали (ПММ) є особливим видом запасів. Позаяк паливо зберігають у спеціальних для цього місцях (резервуарах, бочках), воно наявне також і в баках автомобілів. Окрім цього, є ще й паливо, яке закуплене установою і передане до АЗС на зберігання та яке відпускатимуть за талонами і смарт-картками. Обліковують таке паливо на субрахунку 235 «Паливо, горючі і мастильні матеріали».

Під час проведення інвентаризації ПММ, які зберігають у резервуарах, їх масу визначають у кілограмах як добуток об’єму ПММ і їх густини. Об’єм ПММ в резервуарах визначають за допомогою градуйованих (вимірювальних) таблиць і засобів вимірювальної техніки (метрштоки або металеві рулетки).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Градуйовані таблиці видаються заводом-виробником разом із резервуаром, що його установа придбала для ПММ (за відсутності градуйовані таблиці можна отримати в центрах стандартизації і метрології).

Інвентаризаційна комісія вимірює рівень підтоварної води, яка збирається на дні резервуару. Виміри проводять метрштоком, на який наносять спеціальну індикаторну пасту (що від занурення у воду набуває червоного кольору). Встановлену на підставі градуйованих таблиць та проведених замірів кількість води віднімають від загального об’єму ПММ в цьому резервуарі. Загальний обєм ПММ визначають за допомогою таблиць з урахуванням температури ПММ.

Фактичну наявність ПММ при зберіганні у бочках, а також у баках автомобілів перевіряють шляхом зважування на вагах або шляхом виміру в літрах у відповідних мірних ємностях. Результати вимірів оформлюють окремими актами, які додають до інвентаризаційного опису. Водночас під час перевірки наявності палива у баку автомобіля звіряють його залишки із даними подорожніх листів.

(!) Варто пам’ятати, що окрім бака автомобіля, 1-2 л ПММ перебуває в його паливній системі.

Оскільки ПММ для використання рахують в літрах, а обліковують в кілограмах, то інвентаризаційна комісія має перевести літри у кілограми на підставі середнього показника густини за звітний період. При цьому, як зазначалося, всі проведені комісією вимірювання та розрахунки відображають в актах, які обов’язково долучають до інвентаризаційного опису.

Незавершене виробництво

Під час інвентаризації незавершеного виробництва в інвентаризаційних описах вказують найменування заділу, стадію та ступінь їх готовності, кількість або обсяг виконаних робіт.

Сировину, матеріали і покупні напівфабрикати, що перебувають біля робочих місць і не піддавались обробці, до опису незавершеного виробництва не включають. Їх фіксують в окремих інвентаризаційних описах.

Кількість сировини і матеріалів, що входять до складу неоднорідної маси або суміші в незавершеному виробництві, визначають за технічними розрахунками у порядку, встановленому в установі, якщо інше не передбачено законодавством.

На незакінчений ремонт (поточний/капітальний) будівель, споруд, машин, обладнання, енергетичних установок та інших об’єктів складають окремий інвентаризаційний опис. У цьому описі вказують:

  • найменування об’єкта, що ремонтується;
  • опис і відсоток виконаних робіт.

Інвентаризацію незавершених науково-дослідних робіт проводять за темами (договорами). Інвентаризаційна комісія, керуючись підпунктом 4.7 розділу ІІІ Положення про інвентаризацію, має встановити:

  • наявність договору із замовником;
  • правильність відображення фактичних витрат за темою та наявність невикористаних матеріальних цінностей;
  • причини значного або необгрунтованого відхилення фактичних витрат від кошторисної вартості;
  • урахування витрат за закінченими і сплаченими замовником роботами.

Під час інвентаризації незавершеного виробництва рослинництва перевіряють площі, засіяні озимими культурами, кількість рослин у парниках і теплицях, закладених садах, ягідниках і виноградниках.

Тварини на вирощуванні та відгодівлі

Молодняк тварин на вирощуванні та тварини на відгодівлі вносять до інвентаризаційних описів окремо із зазначенням інвентарних номерів, кличок, статі, масті, породи тощо. Тварини, що обліковуються у груповому порядку, вносять до інвентаризаційного опису за віком та статевими групами із зазначенням кількості голів та живої ваги у кожній групі.

(!) Інвентаризаційні описи складають за видами тварин окремо у фермах, цехах, відділеннях, бригадах і за матеріально відповідальними особами.

Ми вже кілька разів згадували інвентаризаційні описи, але забули систематизувати загалом усі документи, що передбачені для оформлення результатів Положенням про інвентаризацію. Що ж маємо виправити ситуацію.

Документальне оформлення результатів інвентаризації

Бюджетні установи результати інвентаризації запасів відображають за типовими формами, затвердженими наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572. Особливості їх застосування унаочнимо у Таблиці 1.

Таблиця 1

Документальне оформлення результатів інвентаризації

Найменування типової форми

Особливості застосування

Інвентаризаційний опис запасів

В описі відображають:

  • фактичну (на дату проведення інвентаризації) наявність запасів;
  • наявність запасів відповідно до даних бухгалтерського обліку

Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання

Відображають фактичну наявність, а також наявність за даними бухгалтерського обліку запасів, які перебувають на відповідальному зберіганні. Такі запаси обліковуються на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні», у разі:

  • надходження та використання (повернення) давальницької сировини;
  • надходження та руху запасів, які отримані від постачальника та в оплаті яких відмовлено внаслідок порушення договірних зобов’язань (невідповідність асортименту, якості, строкам поставки запасів, технічним умовам тощо) або поломки та псування запасів;
  • одержання запасів, які згідно з договором заборонено використовувати до оплати їх вартості;
  • якщо оплачені та прийняті покупцем у постачальника запаси на території (на складі, в цеху) останнього тимчасово залишаються у постачальника за згодою (зверненням) покупця у зв’язку з відстроченням відвантаження (вивозу, відправки) запасів покупцю;
  • перевищення кількості фактично одержаних запасів над кількістю, зазначеною у видаткових документах постачальника;
  • якщо право власності на запаси, що надійшли установі, не переходить до суб’єкта державного сектору з інших причин;
  • прийняття запасів на відповідальне зберігання;
  • одержання від замовника підрядними організаціями устаткування та будівельних матеріалів для монтажу і виконання будівельних робіт

Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів

Складають бухгалтерська служба та інвентаризаційна комісія установи на підставі інвентаризаційних описів. У ній відображають ті запаси, за якими в інвентаризаційних описах зафіксовані розбіжності між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку

Протокол інвентаризаційної комісії

Відображають результати проведеної інвентаризації запасів на підставі інвентаризаційних описів та звіряльної відомості результатів інвентаризації запасів. Також у них зазначають пропозиції щодо регулювання інвентаризаційних різниць. Протокол затверджує керівник установи

Перевірка матеріалів інвентаризації

Складені за результатами фактичної перевірки запасів інвентаризаційні описи мають підписати:

  • голова, члени інвентаризаційної комісії;
  • матеріально відповідальні особи.

Інвентаризаційні описи (з додатками і поясненнями посадових осіб про причини виявлених нестач і лишків у разі їх наявності) передають до бухгалтерської служби. Своєю чергою, бухгалтерська служба:

  • перевіряє правильність оформлення документів інвентаризації;
  • підраховує вартість запасів, відповідно до їх фактичної наявності;
  • вносить відомості про наявність запасів в обліку з відображенням вартості запасів;
  • підсумовує показники за кожним інвентаризаційним описом (як фактично наявних запасів, так і запасів, відображених у бухгалтерському обліку);
  • порівнює фактичну наявність з даними бухгалтерського обліку за всіма найменуваннями запасів.

(!) Якщо бухгалтерська служба виявила неправильно оформлені матеріали інвентаризації, вона повертає їх інвентаризаційній комісії на доопрацювання.

Тепер настала черга для відображення в обліку результатів інвентаризації запасів. Але це вже тема для окремої розповіді.

Детально про це ви можете прочитати в публікації В. Шашеріна в тижневику «Головбух: Бюджет» № 41/2015.

І насамкінець закцентуємо увагу на 5 важливих тезах інвентаризації запасів:

  1. Матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають у них на відповідальному зберіганні
  2. Не можна вносити до інвентаризаційних описів інформацію про запаси, їх залишки зі слів матеріально відповідальної особи або на підставі даних обліку без перевірки фактичної наявності
  3. Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості, протоколи) оформлюють не менше ніж у двох примірниках
  4. Протокол інвентаризаційної комісії протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації затверджує керівник установи
  5. Розмір збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) запасів визначають відповідно до законодавства.
  6. У разі неякісного проведення інвентаризації в бюджетній установі її керівника можуть притягнути до відповідальності ревізори. 

НОРМАТИВНА БАЗА

Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку в державному секторі» від 12.10.2010 № 1202, зареєстровано в Мін’юсті 01.11.2010 за № 1017/18312 (із змінами і доповненнями)

Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» від 26.06.2013 № 611, зареєстровано в Мін’юсті 18.07.2013 за № 1214/23746 (із змінами і доповненнями)

Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань» від 02.09.2014 № 879, зареєстровано в Мін’юсті 30.10.2014 за № 1365/26142 (із змінами і доповненнями)



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль