Документообіг в бюджетних установах: складаємо графік

1657
Не секрет, що організувати в установі своєчасне надходження до бухгалтерської служби первинних документів не важко. Для цього потрібно лише правильно скласти графік документообігу. Тож розглянемо, як це зробити.

Для того щоб ефективно виконувати завдання, поставлені перед бухгалтерською службою, її керівник має організувати документообіг в установі. Допоможе у цьому графік документообігу.

Адже коли в установі складено такий графік, працівники установи складатимуть і подаватимуть первинні документи, які належать до сфери їхньої діяльності, вчасно. Тобто дотримуючись строків, установлених графіком документообігу. До того ж можна призначити осіб, відповідальних за дотримання строків документообігу. Скажімо, за своєчасне розроблення та передачу документів, можуть відповідати особи, які створили і підписали ці документи.

Своєю чергою, керівник бухгалтерської служби зможе вимагати від працівників подавати документи у зазначені в графіку документообігу строки, а отже, зможе своєчасно та правильно скласти фінансову звітність.

Тож розглянемо основні моменти, які має урахувати установа під час складання графіка документообігу.

Які етапи роботи з документами відображають у графіку документообігу

Перш ніж первинний документ потрапить на зберігання до архіву, він пройде установою певний шлях — від того працівника, який його створює, до того, хто має опрацювати вказану в цьому документі інформацію і передає його на зберігання.

Тобто рух установою первинного документа можна поділити на такі основні етапи:

  • працівник установи складає документ або ж цей документ надходить до установи від сторонньої організації;
  • документ передають до бухгалтерії для опрацювання;
  • бухгалтер перевіряє наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції законодавству у сфері бухгалтерського обліку, а також логічну ув’язку окремих показників (п. 2.15 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88);
  • відомості, зазначені в документі, опрацьовуються бухгалтерією. На опрацьованих документах обов’язково проставляють відповідну відмітку: дату внесення запису в обліковий регістр (якщо документ опрацьовано вручну) або відтиск штампа оператора, відповідального за їх обробку, чи відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами (якщо документ опрацьовано на обчислювальних пристроях);
  • документ передається до архіву на зберігання.

Що урахувати за складання графіка документообігу

Наразі законодавство не установлює єдиної форми для графіка документообігу. Тому установа самостійно затверджує правила документообігу і порядок опрацювання облікової інформації.

Оскільки альтернативи в установ нині немає, Мінфін (лист від 07.04.2014 № 31-08420-06-29/6985) порадив у такій справі скористатися графіком документообігу, затвердженим ще наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 № 10.

Зазвичай графік документообігу складають під керівництвом головного бухгалтера, а керівник установи затверджує його розпорядчим документом про організацію бухгалтерського обліку.

Під час складання графіка слід дотримати вимог не лише законодавства, а й локальних актів установи, наприклад, розроблених в установі положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій та інших документів.

Графік документообігу повинен передбачати можливість для відображення:

  • етапів створення, перевірки та опрацювання документів, які виконуються в структурних підрозділах;
  • терміни та відповідальних виконавців.

Найзручніше оформити графік у вигляді таблиці, в якій мають зазначатися відповідальні особи за оформлення, опрацювання та перевірку документа, терміни, протягом яких він має бути опрацьований, і порядок передачі його в архів на зберігання.

Зверніть увагу!

4 основних правила, які допоможуть на практиці організувати документообіг у вашій установі

1. Доцільно працівникам установи під розпис вручити виписку із графіка документообігу з переліченими документами, створення яких належить до їхніх функціональних обов’язків. У ній варто вказати також строки подання таких документів і підрозділи установи, до яких вони подаються.

2. У графіку документообігу ліпше вказувати не прізвища працівників, відповідальних за виконання тієї чи тієї операції, а їхні посади. У такому разі не потрібно буде вносити зміни до графіка документообігу, коли хтось із працівників звільниться, захворіє тощо.

3. Під час складання графіка документообігу варто додати до нього зразки заповнення всіх документів, якими користуються працівники установи. Так можна легко уникнути ситуації, коли первинні документи працівники установи складатимуть неправильно.

4. Варто наказом керівника установи зобов’язати працівників, які беруть участь у процесі документообігу, подавати первинні документи до бухгалтерської служби за графіком документообігу, а також передбачити відповідальність цих працівників за недотримання графіка документообігу. Скажімо, вказати, що за порушення строків подання первинних документів (тобто за порушення трудової дисципліни) керівник установи може застосовувати до працівників такі заходи стягнення, як догана або звільнення.

Наведемо зразок графіка документообігу бюджетної установи.

Графік документообігу відділу бухгалтерського обліку

Зразкової бюджетної установи

Найменування документа

Створення документа

Перевірка документа

Обробка документа

Здавання до архіву

кількість примірників

відповідальний

строк виконання

відповідальний

строк подання

виконавець

строк виконання

подальше проходження  документа

виконавець

строк виконання

за оформлення

за виконання

за здавання

за перевірку

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Авансовий звіт

1

Підзвітна особа

Підзвітна особа

Після повернення з відрядження

Підзвітна особа

Бухгалтер

До третього банківського дня після повернення з відрядження

Бухгалтер

Протягом дня

Нарахування коштів на відрядження

Бухгалтер

Після закінчення місяця

Табель обліку використання робочого часу

1

Відповідальні працівники

Відповідальні працівники

Щодня в робочі дні

Відділ кадрів

Головний бухгалтер, бухгалтер із нарахування зарплати

Не пізніше наступного дня після складання

Бухгалтер із нарахування зарплати

До 25 числа

Нарахування та виплата зарплати

Бухгалтер із нарахування зарплати

Після закінчення місяця

Листи непрацездатності та протоколи комісії із соціального страхування з тимчасової непрацездатності

1

Комісія із соціального страхування з тимчасової непраце­здатності

Комісія із соціального страхування з тимчасової непраце­здатності, головний бухгалтер, бухгалтер із нарахування зарплати

Після оформлення

Бухгалтер із нарахування зарплати

Удень виплати зарплати

Нарахування лікарняних

Бухгалтер із нарахування зарплати

Після закінчення місяця

Акт приймання-передачі основних засобів за Ф. № ОЗ-1 (бюджет)

2

Член комісії

Голова комісії

Під час приймання або передачі

Голова комісії

Головний бухгалтер, бухгалтер

До 28 числа

Бухгалтер

До 1 числа

Заповнення інвентарної картки та складання меморіального ордера № 9р

бухгалтер

Після закінчення місяця

<…>



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль