Електронні документи у сфері закупівель: хто відповідає за зберігання

752
З набранням чинності Законом про публічні закупівлі замовники змушені вести «закупівельний» документообіг в електронному форматі. За цей час Із особливостями внесення інформації до електронних форм вже вдалося більш-менш розібратися. А от щодо того, як їх зберігати і хто за це відповідатиме, дотепер продовжують виникати запитання.

Так, електронні закупівлі, до яких спонукав закупівельників Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VІІІ (далі — Закон про публічні закупівлі), змінили життя багатьох з них. Довелося опановувати ази роботи в режимі реального часу, обрати акредитований електронний майданчик та відкрити там власний службовий кабінет, ставати в чергу до акредитованого центру сертифікації ключів і навчитися накладати на документи електронний цифровий підпис. Тож для тих замовників, які й до комп’ютера боялися підходити, серпень — вересень ознаменував прихід електронної революції.

І потреба все рідше підходити до шафи зі звичними теками документів залишилася майже непомітною. Самі по собі замовники замість паперових документів перейшли на електронний документообіг.

Адже Мінекономрозвитку наказом від 22.03.2016 № 490 (далі — Наказ № 490) затвердив форми документів у сфері публічних закупівель, які замовник має заповнювати в електронному форматі. Далі вже електронна система закупiвель ProZorro автоматично створює потрібний електронний документ.

І тут вступають в дію норми Законів України:

Електронні документи у сфері публічних закупівель



Так, пiд час використання електронної системи закупiвель для подання тендерних пропозицiй i здiйснення їх оцiнки документи та данi створюються та подаються з урахуванням вимог Закону № 851 (ч. 3 ст. 12 Закону про публічні закупівлі).

Нагадаємо, що електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Створення електронного документа завершується накладанням електронного цифрового підпису.

Тож форми документів у сфері публічних закупівель, затверджені Наказом № 490, містять обов'язкові поля, які заповнює замовник або ж інформація до яких вноситься електронною системою автоматично. Після того, як замовник зайшов до свого службового кабінету на акредитованому електронному майданчику і заповнив форму потрібного на певному етапі процедури закупівлі документа, він має накласти на цей документ електронний цифровий підпис.

Далі бажаний документ автоматично буде створений електронною системою закупівель та оприлюднений на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель.

Звичайно, у разi потреби замовник може цей документ роздрукувати. Водночас далі створений електронний документ залишиться зберігатися в системі.

Зберігання електронних документів у сфері публічних закупівель

Насамперед нагадаємо, що строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. 

Зберігати потрібно саме оригінали документів.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у т. ч. з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 852.

Якщо електронний документ надсилався кільком адресатам або він зберігається на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників є оригіналом електронного документа.

Закон про публічні закупівлі (а саме ч. 3. ст. 12) покладає на електронну систему закупівель обов’язок:

  • зберігати усю інформацію про проведення процедур закупiвель;
  • забезпечити належний захист такої інформації;
  • забезпечити можливiсть доступу до цiєї iнформацiї замовникiв, учасникiв, контролюючих органiв, органу оскарження, уповноваженого органу та iнших осiб.

Зокрема, саме система збереження даних, створена в системі ProZorro, має зберiгати протягом не менш як 10 рокiв усi документи, що надiйшли вiд замовникiв, учасникiв, органу оскарження та були створенi пiд час оцiнки тендерних пропозицiй, та забезпечити автоматичне резервування i вiдновлення даних.

Отже, за зберігання електронних документів у сфері публічних документів на порталі ProZorro має відповідати адміністратор електронної системи закупівель. 

Які документи має зберігати замовник

Водночас статтею 11 Закону про публічні закупівлі обов’язок складати, затверджувати та зберiгати вiдповiдні документи з питань публiчних закупiвель, визначені цим Законом, покладено на тендерний комітет або уповноважену особу (осіб) замовника.

Якщо з паперовими документами все зрозуміло і вимоги до їх зберігання для замовника є звичними, то щодо електронних документів у сфері закупівель  можуть виникнути запитання.

Відповіді на них надасть Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014  № 1886/5.

За цим Порядком, в установах номенклатурою справ передбачається конкретний комплекс документів, що за правовим статусом установи, компетенцією посадової особи можуть створюватись як оригінали у формі електронних документів відповідно до законодавства.

(!)Зауважимо: якщо створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, то кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Дійсно, окремі документи у сфері публічних закупівель (скажімо, повідомлення про намір укласти договір, реєстр отриманих тендерних пропозицій), автоматично складає електронна система закупівель. Вони будуть сформовані лише в електронній формі. Тож зберігати замовник має лише електронний оригінал цих документів, робити їх паперовий аналог замовнику не обов'язково, бо він буде лише копією. 

А для окремих — існуватиме, окрім електронного документа, аналог, складений у паперовій формі. Адже Закон про публічні закупівлі вимагає затвердження таких документів перед тим, як інформацію з них відображають в електронній системі закупівель (скажімо, річний план закупівель, звіт про виконання договору про закупівлю). У такому разі замовник має зберігати обидва оригінали (і електронний, і паперовий) документів.



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією












    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль