Документи у сфері публічних закупівель: чому не можна знищувати до проведення ревізії

818
Документи у сфері публічних закупівель потрібно зберігати дотримуючись вимог законодавства. Закон про публічні закупівлі покладає такий обов’язок на тендерний комітет. Тож його члени мають знати, як саме та скільки часу потрібно зберігати такі документи, а також чому не можна їх знищувати до проведення ревізії в установі.

Обов’язок забезпечити зберігання документів з питань публічних закупівель, передбачених закупівельним законодавством, Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VІІІ покладає на тендерний комітет.

А Примірне положення про тендерний комітет або уповноважену особу (осіб), затверджене наказом Мінекономрозвитку від 30.03.2016 № 557, ще більше конкретизує особу, яка зобов’язана забезпечити зберігання документів з питань публічних закупівель, — це секретар тендерного комітету.

Доречно буде тут згадати і про відповідальність у сфері публічних закупівель, передбачену за порушення вимог Закону про публічні закупівлі. Адже за порушення вимог, установлених цим Законом та нормативно-правовими актами, розробленими відповідно до цього Закону, члени тендерного комітету замовника, уповноважена особа (особи), несуть відповідальність згідно із законами України.

Як бачимо, члени тендерного комітету, а особливо його секретар, мають бути обізнаними із основними вимогами до зберігання документів з питань публічних закупівель, аби дотримати умов та строків їх зберігання, а за потреби — знищення.

Де слід зберігати документи у сфері публічних закупівель

Дослухавшись вимог Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII (далі — Закон № 3814), кожна бюджетна установа мусить створити систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Тобто номенклатуру справ.

З огляду на передбачені номенклатурою справ строки зберігання, документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів установи зберігають за місцем формування справ:

  •  або у службі діловодства;
  • або інших структурних підрозділах установи.

Скільки зберігати документи у сфері публічних закупівель

Строки зберігання документів установлює Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

І дотримувати цих строків мусить кожна без винятку установа, адже вони є обов'язковими для всіх органів державної влади і місцевого самоуправління, установ, підприємств і організацій.

Тож члени тендерного комітету мають зберігати:

  • документи з питань публічних закупівель, створені в цій установі-замовнику, — 3 роки;
  • документи (висновки, акти, довідки, листи, техніко-економічні обгрунтування) про доцільність закупівлі імпортної продукції та матеріалів в установах, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, — 10 років;
  • пропозиції щодо продажу та закупівлі ліцензій за кордоном — 5 років.

Утім, навіть у разі спливу строку зберігання тих чи тих документів знищити їх вдасться не завжди. Зокрема, важливою умовою для знищення окремих документів є завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. Тож без проведення ревізії цього робити не можна.

(!) Варто згадати і про зберігання типових документів на електронних носіях. Строки зберігання таких документів відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях. До речі електронний документообіг та умови використання електронних документів також підпадають під дію Закону № 3814.

Як і коли можна вилучити документи

Виявити документи в архіві установи, у яких закінчився строк тимчасового зберігання, допоможе експертиза цінності документів, яку щороку проводить безпосередньо особа, відповідальна за організацію діловодства, разом з експертною комісією.

На підставі поданих структурними підрозділами установи переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, та проведеної експертизи цінності документів в архіві установи складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі — Акт).

Нагадаємо, що строк зберiгання документiв обчислюють з 1 сiчня року, наступного за роком закiнчення справи. Тому документи зазначають в Акті тоді, коли передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено Акт.

Наприклад, документи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2014 році, можуть потрапити до акта, що буде складений не раніше 01 січня 2018 року, з п'ятирічним строком зберігання — не раніше 01 січня 2020 року (з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання).

Тож установа-замовник 2016 року зможе списати тільки ті документи з питань закупівель, строк зберігання яких становить 3 роки і які були закінчені 2012 року чи раніше. Однак наголосимо: лише за умови, що ці документи вже перевіряли під час ревізії.

А от строк зберігання документів з питань публічних закупівель, завершених у 2016 роцi, починає відлік з 1 сiчня 2017 року.

Як правильно знищувати документи

Як бачимо, знищувати установа може лише ті документи, які внесено до Акта. Його, до речі, складають у двох примірниках за встановленою формою і зазвичай на справи всієї установи.

Якщо до Акта вноситься первинна фінансова та бухгалтерська документація, до нього додають довідку про проведення перевірки органами ДФС, а для підконтрольних органам державного фінансового контролю установ — ревізії за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності.

Цю довідку мають підписати керівник установи та бухгалтер. Тільки після погодження (схвалення) та затвердження Акта, можна переходити власне до знищення документів.

Тут варто врахувати ще одну пересторогу. Стосується вона поводження з документами з грифом «Для службового користування». Адже такі документи перед здаванням на переробку слід в обов’язковому порядку подрібнювати до стану, що унеможливлює їх прочитання. До того ж про такі документи обов’язково зазначають в Акті.

Тож якщо установа дотримала усіх вимог законодавства щодо знищення документів, вона може  відібрані для знищення документи з питань закупівель як вторинну сировину передати заготівельній організації за накладними, у яких зазначити вагу вторинної сировини, переданої для переробки. При цьому слід не забути її оприбуткувати, а після реалізації відобразити у бухобліку її вибуття. 



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією












    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль