Знищення печатки в установі: як замість спрацьованої увести нову

1949
З часом печатка, що використовується в установі, може стати непридатною для користування. З’ясуємо, як правильно знищити її і ввести в обіг нову, а також як організувати та задокументувати цей процес.

Облік, зберігання та використання печаток і штампів установи провадять за Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Глава 3 розділу II Правил № 1000/5 допоможе розставити крапки над «і» в питанні заміни зношеної печатки на нову, а також знищення печатки і штампа.

Призначення осіб, відповідальних за зберігання печаток

Так, в установі можуть бути в роботі такі печатки:

  • гербові печатки;
  • печатки із реквізитами установ (повне найменування, код ЄДРПОУ тощо);
  • структурних підрозділів (зокрема відділу кадрів);
  • печатки для окремих категорій документів (копій, перепусток, конвертів тощо);
  • печатки для опечатування приміщень.

Звичайно, для зберігання печаток певних видів розпорядчим документом керівника установи призначають осіб, відповідальних за таке зберігання.

Окрім цього, у розпорядчих документах регламентують порядок використання печаток і штампів; місце зберігання; коло посадових осіб, підписи яких мають скріплюватися відбитком печатки.

Обов'язки щодо ведення обліку печаток і штампів, а також повноваження із засвідчення документів та їх копій закріплюються у посадовій інструкції відповідного працівника.

Документальне забезпечення застосування печаток

Насамперед зазначимо, що право на застосування гербових печаток (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду закріплюється у положенні (статуті) установи та зумовлюється її правовим статусом.

Тобто в установі розробляється локальний нормативний акт з питань виготовлення, обліку, застосування та знищення печаток і штампів — Положення про печатки та штампи. Можна також ввести відповідний розділ до індивідуальної інструкції з діловодства.

Усі печатки та штампи установи обліковують у Журналі обліку печаток та штампів за формою, наведеною у додатку 2 до Правил № 1000/5 (далі — Журнал).

Графа 2 Журналу має містити відбитки печаток та штампів з повним найменуванням установи, а також печаток «Копія», «Згідно з оригіналом» тощо.

За потреби Журнал можна доповнювати додатковими графами. Журнал вносять у номенклатуру справ як окрему справу.

Печатки, штампи посадовим особам установи видають обов’язково під підпис у Журналі.

Знищення печаток: як оформити

Звичайно, тривале використання печаток та штампів призводить до того, що вони зношуються. При цьому установа має подбати як про знищення непридатних печаток (штампів), так і про придбання для їх заміни нових.

Знищення печаток здійснює спеціальна комісія, порядок створення та посадовий склад якої визначають у Положенні про печатки та штампи, а персональний склад із зазначенням посад — у розпорядчому документі (наказі) керівника на етапі організації знищення.

Отже, якщо печатка в установі зношена, остання має:

  • скласти акт про непридатність і знищення спрацьованої печатки; 
  • подати акт на затвердження керівнику установи;
  • внести запис про знищення печатки з посиланням на дату та реєстраційний індекс акта до відповідної графи Журналу;
  • організувати виготовлення нової печатки;
  • внести запис про нову печатку до Журналу.

(!) Не забудьте в акті про знищення печатки проставити відбиток печатки, яка знищується. Якщо через незадовільний стан печатки зробити відбиток неможливо, в акті зазначають, що стан печатки унеможливив відтворення її відбитка.

Насамкінець наголосимо, що введення в дію нової печатки, виготовленої на заміну спрацьованій, з ідентичним складом реквізитів не потребує додаткового розпорядчого документа.



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль