Планування допорогових закупівель бюджетної установи: від теорії до практики

2786
Лічені дні залишилися до кінця 2016 року. Тож маємо повне право зазирнути у майбутній, 2017 рік. І аби прожити його спокійно і впевнено, бюджетна установа має спланувати свою діяльність у новому бюджетному році, у т. ч. і проведення закупівель. На плануванні допорогових закупівель й зупинимося детальніше.

Україна нині поринула у вир глобальних змін. Поступовий перехід на абсолютно новий рівень господарювання у зв’язку із впровадженням новітніх інструментів закупівель за державні кошти породив у собі безліч легенд.

У 2016 році змінилися закони, які регулюють діяльність у сфері закупівель за державні кошти: на заміну Закону України «Про здійснення державних закупівель» від 10.04.2014 № 1197-VII прийшов Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2016 № 922-VIII (далі Закон про публічні закупівлі). Найважче, мабуть, довелося секретарям тендерних комітетів, які впродовж року були змушені були багато разів вносити зміни у тендерну документацію, оформлювати та переоформлювати закупівельні плани, то на одному, то на іншому сайті публікувати інформацію, звіти про закупівлі.

Також планує стати роком важливих змін і 2017 рік. Адже керівникам бюджетних установ доведеться змінювати не тільки спосіб одержання державних коштів (найпершими до цього мають призвичаїтися заклади охорони здоров’я), а й спосіб їх витрачання.

Ідеальним навчальним майданчиком вже у цьому році стали допорогові закупівлі через електронну систему Prozorro.

Які закупівлі належать до допорогових закупівель

Законом про публічні закупівлі визначено вартісні межі, відповідно до яких бюджетні установи зобов’язані використовувати систему електронних закупівель.

Якщо очікувана вартість закупівлі, яку збирається провести бюджетна установа, менша за 200 тис. грн. для товарів і послуг та 1,5 млн. грн. для виконаних робіт, вона може використовувати систему електронних закупівель Prozorro для вибору постачальника того чи іншого товару (робіт, послуг). У разі небажання керівника бюджетної установи застосовувати електронну систему для допорогових закупівель, Закон все ж зобов’язує оприлюднювати звіт про укладені договори в системі електронних закупівель, при визначенні предмету закупівлі на рівні чи більше за 50 тис. грн.

Допорогова закупівельна діяльність відбувається відповідно до Порядку здійснення допорогових закупівель, затвердженого наказом ДП «Зовнішторгвидав» від 13.04.2016 № 35. Хоча зауважимо, що оскільки він не зареєстрований у Мін’юсті, тож відповідно носить рекомендаційний характер.

Хто проводить планування допорогових закупівель

Для забезпечення правильної організації і планування допорогових закупівель керівникам бюджетних організацій необхідно розробити власне положення про проведення допорогових закупівель. Тобто закукупівель, які не перевищують межі, встановлені Законом про публічні закупівлі.

Якщо установа використовуватиме електронну систему для визначення найвигіднішої пропозиції при допорогових закупівлях або ж якщо вона збирається проводити закупівлі через прямі договори, для організації та проведення таких закупівель наказом (чи розпорядженням) керівника призначають відповідальну особу.

Відповідальних осіб за закупівлі може бути кілька, це залежить від особливостей діяльності установи. Такі особи можуть займатися окремими закупівелями (наприклад, закупівлями медикаментів, продовольчої групи, спецобладнання). Однак, щонайменше, такі особи мають розуміти, звідки беруться у бюджетної установи гроші, що таке господарська діяльність і як багато від неї залежить. Не зайвим буде ґрунтовне розуміння законодавчо-нормативних документів у сфері закупівель. Тому відповідальна особа може пройти спеціальне навчання.

Усі прийняті рішення стосовно допорогових закупівель відповідальна особа оформляє письмово і підписує. Окремих вимог до оформлення таких рішень законодавством не визначено. Відповідальна особа має:

  • планувати закупівлі у додатку до річного плану та оприлюднювати його;
  • формувати технічні вимоги і специфікації до товару;
  • формувати та зберігати документи, які стосуються закупівель.

Відповідальна особа, зокрема, аби мати можливість оприлюднювати додаток до річного плану закупівель чи вносити зміни до нього повинна мати електронний цифровий підпис.

(!) Відповідальна особа під час проведення допорогових закупівель несе відповідальність за свої дії у межах затвердженого положення чи трудового договору (контракту).

Етапи планування закупівель

Допорогові закупівлі можна поділити на такі етапи:

  • визначення потреби;
  • формування і затвердження бюджету (кошторисних призначень);
  • визначення предмета закупівлі;
  • визначення, як саме в електронній системі чи ні проводитиметься допорогова закупівля;
  • підготовка і затвердження додатка до річного плану закупівель;
  • публікація у системі електронних закупівель Prozzoro.

Визначення потреби

Потребу у тих чи тих закупівлях бюджетна установа зазвичай визначає виходячи із минулорічних витрат, а точніше, бюджетних призначень.

На жаль така ситуація не завжди дає можливість врахувати реальну потребу у тому чи іншому товарі. Наприклад, якщо на кухні школи електроплита для готування їжі ще працює, то її заміну ніхто не планує, хоча вона може бути дуже енергоємною і неефективною.

В ідеалі усі бюджети мали б бути прийняті за програмно-цільовим методом, який полягає у більш глибшому і всебічному плануванні кожної сфери діяльності та обгрунтованому формуванню кошторису.

Важливим моментом для планування закупівель є також вивчення ринку предмету закупівлі, оскільки саме від ціни, сформованої на момент планування на ринку, залежить очікувана вартість предмета закупівлі. Особливо, на ті групи товарів, ціни на які постійно змінюються (наприклад, ціна на комп'ютерну техніку коливається залежно від курсу долара, до якого прив'язана торгівля).

При визначенні потреби у закупівлях можна порадити замовнику не забути про такі важливі моменти, як:

  • при придбанні окремих предметів закупівлі, які потребують консультації чи висновку експерта (наприклад, при закупівлі насосу, спеціальної оргтехніки тощо) не забувати враховувати оплату праці цих експертів, що не може перевищувати 50% вартості самого предмету закупівлі;
  • при плануванні закупівлі на виконання ремонтних чи будівельних робіт, а також окремих робіт із благоустрою прибудинкової території варто враховувати вартість технагляду.

Формування і затвердження бюджету (кошторисних призначень)

Складені і затверджені кошториси бюджетних установ — це ті планові документи, які є основою для формування закупівельного плану. І цього принципу мусять дотримуватися усі замовники, які фінансуються з державного бюджету.

При плануванні допорогових закупівель слід врахувати усі витрати від 0,01 грн. Це, до речі, дасть можливість впродовж року менше вносити зміни у додаток до річного плану закупівель і, тим самим, якісніше організувати свою роботу із закупівлями.

Визначення предмета закупівлі

Визначення предмета закупівлі відбувається відповідно до:

Вони, зокрема, забороняють поділ предмета закупівлі на частини, з метою уникнення процедур закупівлі. Ця норма діє як для «великих» торгів, так і для допорогових закупівель.

Починаючи із 2017 року в Україні діятиме тільки один класифікатор «Єдиний закупівельний словник» ДК 021:2015. Це значно спростить визначення предмета закупівлі.

Обираємо, як саме проводити допорогову закупівлю

Те, як проводитимуть допорогову закупівлю, залежить від прийнятого керівником чи місцевою радою рішення. Зазвичай якщо місцева адміністрація чи рада прийняли рішення про те, що допорогові закупівлі за бюджетні кошти здійснюються без застосування електронної системи закупівель, то, виконуючи таке рішення, бюджетні установи тільки оприлюднюють звіт про укладені договори  в системі електронних закупівель, якщо очікувана вартість предмета закупівлі (річний обсяг) становить від 50 тис. грн.

Якщо ж місцева адміністрація чи рада прийняли рішення про зниження «закупівельного бар’єру», то усі бюджетні установи, які перебувають у їхньому підпорядкуванні, мають дотримуватися такого рішення. І, відповідно, проводитимуть допорогові закупівлі через електронну систему закупівель.

При плануванні закупівлі обов’язково радили би приділити увагу технічним вимогам до продукції та кваліфікаційним вимогам до постачальників.

Якщо ви неправильно сформували технічні вимоги до продукції, то ризикуєте придбати неякісний товар. Наприклад, при придбанні елементів оргтехніки чи картриджів, необхідно зазначати ресурс, якщо ви купуєте невживаний товар та вказувати гарантійний термін експлуатації (від продавця чи від сервісних центрів).

Якщо ви плануєте закупівлю продуктів харчування для дитячих садочків, то обов’язковою вимогою до них має бути протокол безпеки ISO (ДСТУ 4161 або ISO22000). Це дає змогу придбати якіснішу продукцію. Усі вимоги мають бути чітко сформульовані, в т. ч. і терміни постачання, і періодичність постачання. Наприклад, щоденне постачання хлібобулочних виробів чи молочної продукції.

При плануванні допорогових закупівель варто не забути про повірку лічильників, гарантійне обслуговування придбаного у минулих роках обладнання тощо.

Складання та оприлюднення додатка до річного плану закупівель

Планування закупівель — це комплекс взаємопов’язаних заходів, які визначають процес закупівель, що здійснює замовник впродовж бюджетного року і які мають бути передбачені у бюджетних призначеннях.

До додатку до річного плану закупівель вноситься інформація про закупівлі, очікувана вартість яких не перевищує сум, зазначених в абзацах другому і третьому частини першої статті 2 Закону про публічні закупівлі (абз. 3 п. 2 наказу Мінекономрозвитку «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель» від 22.03.2016 № 490).

Складає додаток до річного плану закупівель, як зазначалося, відповідальна особа, за формою річного плану закупівель, затвердженою згаданим наказом. Для цього вона має  заповнити відповідні поля в електронній системі закупівель.

Як це правильно зробити, ми розповіли тут.

Його можна роздрукувати після занесення в електронний сервіс. Публікується закупівельний план протягом п'яти днів з дня їх затвердження.

На вимогу статті 4 Закону про публічні закупівлі

Найбільші ризики невиконання закупівельного плану і додатку до нього:

  • недофінансування витрат.
  • недосконале планування.
  • відсутність маркетингових досліджень.

Ще один важливий аспект: при плануванні закупівель комунальною організацією, яка є платником ПДВ, очікувана вартість закупівлі вказується без ПДВ. 

Тож можемо зробити такі висновки:

  1. Допорогові закупівлі застосовуються насамперед конкурентного відбору постачальника товарів, робіт і послуг з більш вигідною пропозицією.
  2. Допорогові закупівлі плануються і оприлюднюються в додатку до річного плану закупівлі через електронну систему, затверджуються і підписуються електронним підписом особою, відповідальною за здійснення закупівель.
  3. Від правильно спланованих закупівель залежить якість придбаної продукції і своєчасність поставки.
  4. При плануванні закупівель для бюджетної організації варто враховувати вартість додаткових послуг, таких як експертні висновки, доставка, монтаж/демонтаж, технагляд.
  5. При визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі для замовника, що є платником ПДВ, вказується ціна без ПДВ.
  6. Якщо відповідальна особа замовника припустилася помилок під час планування чи здійснення допорогових закупівель, то, на відміну від «великих» торгів, адміністративної відповідальності не буде. Тому ще говорять, що допорогові закупівлі — ідеальний навчальний посібник».



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією












    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль