Первинні документи в бюджетній установі: основні правила

1377
Бюджетні установи організовують бухгалтерський облік на підставі первинних документів. І клопоту з цими документами у бухгалтерів дуже багато. Адже вони мають бути правильно та своєчасно складені. За наявності типових форм — бухгалтер використовує тільки їх, а якщо припуститься помилки в заповненні, то виправляти її доведеться чітко за встановленим порядком. А ще й особливі умови зберігання потрібно забезпечити. Так, роботи чимало, тож ліпше розповісти про все по черзі і докладно.

Основним нормативно-правовим актом щодо ведення бухгалтерського обліку, у. ч. і бюджетними установами, є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі — Закон про бухоблік). Саме він установлює важливе правило бухобліку: підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Із 3 січня 2017 року в частині первинних документів діють нові положення Закону про бухоблік (їх зміну передбачив Закон України від 03.11.2016 № 1724-VIII).

Тож розглянемо, ґрунтуючись на нових нормах Закону про бухоблік, чи змінилася роль первинних документів в бухгалтерському обліку та які вимоги тепер встановлено до їх оформлення та зберігання.

Оновлена роль первинного документа

Первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Зауважимо: тепер у первинному документі має міститися лише інформація про господарську операцію. Раніше у визначенні «первинний документ» йшлося про те, що він повинен підтверджувати здійснення господарської операції.

У такий спосіб (завдяки останнім змінам у Законі про бухоблік) спрощено процедуру укладення зовнішньоекономічних договорів (контрактів), бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Мінфін раніше неодноразово роз’яснював, що рахунок (рахунок-фактура) за своїм призначенням не відповідає ознакам первинного документа, оскільки він не фіксує будь-якої господарської операції, розпорядження або дозволу на проведення господарської операції, а має лише інформаційний характер (лист Мінфіну від 30.05.2011 № 1-08410-07-27/13794). На думку Мінфіну, факт отримання товарів (послуг) підтверджує видаткова накладна або акт приймання-передачі виконаних робіт (послуг).

Тож після цих змін рахунок (інвойс; англ. — invoice) став повноправним первинним обліковим документом під час укладення зовнішньоекономічних договорів (контрактів).

Частина п’ята статті 9 Закону про бухоблік чітко регламентує, що господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. На основі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, підтвердженої первинними бухгалтерськими документами, установа визначає самостійно.

Обов’язкові реквізити первинного документа

Вимоги до первинних документів починаються з реквізитів, які ті повинні обов’язково мати.

Увага! Первинний документ повинен мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Вимоги до оформлення первинних документів

І паперова, і електронна форма

Первинні документи можуть бути складені у паперовій чи в електронній формі .

Якщо первинні документи складені в електронній формі, їх можна застосовувати у бухгалтерському обліку лише у разі дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Лише українська мова

Усі первинні документи слід оформляти українською мовою (п. 1.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88; далі — Положення № 88).

Якщо ж установа вносить записи до бухгалтерського обліку на підставі первинних документів, складених іноземною мовою, вона має забезпечити їх впорядкований аутентичний переклад українською мовою.

Форма типова або складена самостійно (коли немає типової)

Якщо є типова або спеціальна форма первинного документа, затверджена нормативно-правовими актами, установа зобов’язана її застосовувати.

Пунктом 2.7 Положення № 88 передбачено складання первинних документів на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади.

Водночас документування господарських операцій можливе із використанням виготовлених самостійно бланків. Однак такі бланки мають містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Записи — тільки темним кольором, чітко та розбірливо

Аби внести записи до первинних документів, установа повинна використовувати чорнило, пасту кулькових ручок тільки темного кольору. Утім, заповнення первинних документів можливе і за допомогою друкарських машинок, принтера, а також іншими способами. Головне при цьому — забезпечити збереження записів у документі та запобігти унесенню в нього несанкціонованих і непомітних виправлень.

Якщо в первинних документах є вільні рядки, їх слід обов'язково прокреслити.

Підписи

Документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

Перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням)  грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна, затверджує керівник установи.

Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. 

Виправлення помилок у первинних документах

У тексті та цифрових даних первинних документів не можна робити підчистки і необумовлені виправлення.

Помилки в первинних документах, що створені ручним способом, виправляють так: неправильний текст або цифри закреслюють і над закресленим надписується правильний текст або цифри.

Закреслення роблять так, аби можна було прочитати виправлене. Тобто закреслюють помилку однією рискою.

Поряд з місцем виправлення помилки слід написати «виправлено», і цей надпис підтвердити підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Зауважимо: у документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.

Втрата первинних документів

Пункт 44.5 Податкового кодексу України (ПК) зобов’язує платника податків у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення, зокрема первинних документів, у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому ПК для подання податкової звітності.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Зберігання первинних документів



Первинні документи з обліку до передачі їх до архіву установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. 

Далі усі первинні документи мають бути обов'язково передані до архіву. 

Про строки та умови зберігання первинних документів ми детально розповіли тут:

Якщо ж первинні документи створені у формі електронного документа, їх зберігають на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу забезпечити їх цілісність протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Факт перевірки первинних документів впливає на строки їх зберігання. Коли та як — читайте тут:

Відповідальність

Пункт 2.15 Положення № 88 покладає на працівників, які ведуть бухгалтерський облік, обов’язок перевіряти первинні документи (в межах компетенції) за формою і змістом. Тобто вони перевіряють обов'язкові реквізити та відповідність господарської операції вимогам законодавства у сфері бухобліку, логічну ув'язку окремих показників.

Якщо ж первинний документ складений не вчасно чи відображений в обліку не в тому звітному періоді, в якому він складений, відповідальність покладається на посадових осіб установи.

Окрім цього, про свою персональну відповідальність має завжди пам’ятати і керівник установи.

Згідно з частиною шостою статті 8 Закону про бухоблік саме керівник установи зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера стосовно дотримання порядку оформлення та подання для обліку первинних документів.



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль