Складаємо кошторис витрат на відрядження: що врахувати

920
Працівник бюджетної установи їде у службове відрядження за кордон для участі в міжнародній конференції. Як годиться, уже і відповідне запрошення з-за кордону отримали і на його підставі керівник установи готується видати наказ про відрядження. І ось тут без кошторису витрат на відрядження не обійтися. Тож бухгалтер отримав завдання порахувати всі витрати та скласти відповідний кошторис. Допоможемо йому це зробити правильно

Без кошторису витрат на відрядження керівник установи не зможе видати наказ про відрядження працівника, і відповідно, поїздка працівника не відбудеться.

Тож насамперед керівник установи має затвердити:

  •  технічне завдання. У ньому визначають мету виїзду за кордон, завдання та очікувані результати службового відрядження, строк й умови перебування за кордоном;
  •   кошторис витрат на відрядження.

Перш ніж приступати до складання цих документів варто згадати про Заходи щодо ефективного та раціонального використання державних коштів, передбачених для утримання органів державної влади та інших державних органів, утворених органами державної влади підприємств, установ та організацій, які використовують кошти державного бюджету, затверджені постановою КМУ від 11.10.2016 № 710 (чи то видані на їх основі заходи щодо ефективного та раціонального використання коштів місцевого бюджету, затверджені місцевою радою).

Зокрема, у пункті 18 цих Заходів передбачено мінімізацію витрат на службові відрядження через визначення обгрунтованого кількісного складу відряджених працівників та строку їх перебування за кордоном, зменшення витрат на оплату проїзду, винаймання житла та інших витрат, пов’язаних з відрядженням тощо.

Тож складаючи кошторис витрат на відрядження, визначаючи строк й умови перебування працівника установи за кордоном, слід пам’ятати про ці обмеження і, відповідно, ефективно передбачати витрати на винаймання житлового приміщення, побутові послуги, проїзд тощо.

Які витрати враховують у кошторисі витрат на відрядження

Витрати, що підлягають відшкодуванню

Насамперед у кошторисі витрат на відрядження враховують витрати, які установа має відшкодувати за результатами відрядження за кордон. Їх визначають:

З-поміж витрат, що підлягають відшкодуванню, є витрати на:

·         оформлення закордонних паспортів;

·         оформлення дозволу на в’їзд (візи);

·         оплату вартості страхового поліса життя або здоров’я відрядженого працівника;

·         проїзд (у т. ч. на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах тощо);

·         оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях;

·         побутові послуги, що внесені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни тощо);

·         на бронювання місць у готелях (мотелях).

Витрати, перелічені в цьому списку, варто виокремити в кошторисі витрат на відрядження, зазначивши їх вартість.

Добові витрати

Окремо варто відобразити і вартість добових витрат.

Нагадаємо, що установа (як вимагають п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59, п. 5 Постанови № 98), яка відряджає працівника за кордон, забезпечує його грошовими коштами для проведення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) у:

  • національній валюті держави, до якої відряджено працівника; або
  • вільно конвертованій валюті (наприклад, долари США, євро).

У якій валюті складати кошторис витрат на відрядження за кордон

З огляду на згадану норму, кошторис витрат на відрядження складається у вартісному виразі іноземної валюти.

Водночас не всі витрати на відрядження будуть проведені в іноземній валюті. Адже є ще оформлення паспорта, візи, оплата страхового поліса, квитків. Такі витрати відряджений працівник проводитиме в національній валюті до виїзду за кордон.

Отже, кошторис витрат складають у:

  • гривнях — стосовно витрат відрядженого працівника, які проводять на території України;
  • іноземній валюті — за витратами, які буде проведено за кордоном.

Такої ж думки притримується і Мінфін у листі від 21.05.2014 № 31-07250-06-29/12181.

Які окремі нюанси слід врахувати під час складання кошторису витрат на відрядження

Нормативні акти встановлюють ще низку обмежень розмірів витрат у відрядженні.

Скажімо, якщо за умовами запрошення відряджений за кордон працівник харчуватиметься за рахунок сторони, що приймає, суму добових витрат визначають у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до Постанови № 98:

  •  80% — при одноразовому;
  •  55% — дворазовому;
  •   35% — триразовому харчуванні.

Зауважимо:

коли при видачі авансу відрядженому працівникові загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (абз. 2 п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59)

Якщо сторона, що приймає, забезпечує відрядженого працівника додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на винаймання житлового приміщення) або добових витрат, установа зменшує виплату добових витрат на суму додатково наданих коштів.

Якщо ж сума, надана стороною, що приймає, перевищує встановлені у додатку 1 до Постанови № 98 суми добових витрат або дорівнює їм, — добові витрати взагалі не виплачують.

До того ж керівник установи наказом може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (витрат на винаймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати).

Варто зазначити, що відрядженому працівникові аванс у гривнях та іноземній валюті можуть видавати готівкою або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Насамкінець нагадаємо, що установа має обов’язково ознайомити працівника з:

  •  кошторисом витрат на відрядження;
  •  порядком звітування за наданим авансом та проведеними у відрядженні витратами, визначеним  наказом Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841;
  •  обмеженнями та переліком підтвердних документів, що визначені Інструкцією № 59 і Постановою № 98.

Зокрема, слід ознайомити працівника з розміром добових витрат та граничним розміром на винаймання житлового приміщення, що визначені в додатку 1 до Постанови № 98. Повідомити, що витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми «чайових», оплату видовищних заходів, проїзд на таксі відшкодуванню не підлягають (п. 8, 9 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Докладно про усі аспекти відрядження місцевого голови за кордон читайте також у статті І. Левадського «Відряджаємо місцевого голову за кордон переймати досвід».



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль