Подорожній лист службового автомобіля: як правильно скласти

537
Списати використане пальне і відобразити витрати на його придбання в обліку бухгалтер може лише на підставі первинного документа. Раніше для цього була спеціально затверджена форма подорожнього листа службового автомобіля. З’ясуємо, як тепер складати такий документ?

Господарські операції з надходження, руху та вибуття запасів установи оформлюють первинними документами за затвердженими типовими формами. Якщо для оформлення господарської операції типових форм первинних документів не затверджено, такі первинні документи установи складають самостійно. Головне при цьому  — аби такі документи містили обов'язкові реквізити, передбачені законодавством та іншими нормативно-правовими актами. Таку настанову містить пункт 5 розділу 1 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Така ситуація нині склалася із обліком транспортної роботи та списання витраченого пального — установи за потреби самостійно приймають рішення про використання подорожніх листів у своїй господарській діяльності. Адже ані затвердженої форми подорожнього листа службового автомобіля, ані інструкції, як обліковувати транспортну роботу, на сьогодні не затверджено.

Оскільки потреба вести облік транспортної роботи та списувати витрачене пальне залишається, установи розробляють власну форму подорожнього листа, де фіксують загальний пробіг службових легкових автомобілів та витрати пального під час роботи автомобіля.

Розповімо, що потрібно враховувати під час розроблення форми подорожнього листа та які реквізити повинні міститися у ній, а також визначимося з особливостями оформлення і видачі подорожнього листа.

Які реквізити має містити подорожній лист службового автомобіля

Передусім під час розроблення форми подорожнього листа необхідно урахувати всі вимоги частини другої статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV та абзацу першого пункту 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88) щодо реквізитів, які мають бути зазначені у первинних документах.

Свого часу Мінінфраструктури (лист від 23.04.2013 № 4492/25/10-13) зазначав, що бюджетні установи можуть застосовувати самостійно виготовлені бланки первинних документів, у т. ч. подорожніх листів, які повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм, як передбачено пунктом 2.7 Положення № 88.

Отже, створена форма подорожнього листа має відповідати вимогам, встановленим до первинних документів.

Розробляючи форму подорожнього листа обов’язково вказують:

  • номер подорожнього листа і дату його видачі (число, місяць, рік), які повинні відповідати номеру та даті реєстрації подорожнього листа у журналі;
  • марку, державний та гаражний номери автомобіля;
  • завдання водія, час вибуття та прибуття;
  • марку пального автомобіля, наявність його перед виїздом та після повернення;
  • витрати пального та фактичний пробіг службового автомобіля;
  • режим роботи водія (робота у будні чи вихідні дні, відрядження тощо), його прізвище та ініціали, номер посвідчення водія та табельний номер.

Складений подорожній лист має бути підписаний та скріплений печаткою.

Окрім того, під час розроблення форми подорожнього листа враховують вимоги абзацу третього пункту 1 постанови КМУ «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 № 848. А саме створюють графу, де особа, у розпорядження якої надано автомобіль, підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування.

Зразок заповнення подорожнього листа службового легкового автомобіля можна скачати тут.

Офрмлення та видача подорожнього листа службового автомобіля

Керівник бюджетної установи повинен визначити перелік осіб, які мають право заповнювати та підписувати подорожній лист службового легкового автомобіля. Для належного оформлення господарських операцій із використання службового автомобіля установа розробляє і затверджує власну інструкцію про застосування подорожнього листа.

При цьому враховують такі особливості оформлення і видачі подорожнього листа:

  • оформлюється тільки на один робочий день;
  • видається у разі, якщо водій здав подорожній лист за попередній день роботи;
  • на більш тривалий строк подорожній лист видається у випадках транспортного обслуговування у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до розпорядчого документа установи;
  • користування легковими автомобілями у вихідні та святкові дні, а також відрядження на легковому автомобілі за межі області на відстань, що перевищує 200 кілометрів, здійснюються лише з дозволу керівника установи.

Щоб систематизувати інформацію про видачу подорожніх листів рекомендуємо вести журнал видачі подорожніх листів. У ньому мають міститися такі дані:

  • дата видачі і номер подорожнього листа;
  • прізвище та ініціали водія;
  • підпис водія при одержанні подорожнього листа;
  • дата повернення подорожнього листа;
  • підпис відповідальної особи.


Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль