Як визначити витрати на закордонні відрядження

599
Працівник установи повернувся із закордонного відрядження і приніс до бухгалтерії авансовий звіт. Тепер бухгалтер має правильно визначити розмір витрат на закордонне відрядження, аби не провести зайвих виплат. Розглянемо, як це зробити.

Нагадаємо, що закордонні відрядження працівників бюджетних установ проводять за наказом (розпорядженням) керівника установи. А передує видачі наказу складання і затвердження:

  • технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом);
  • кошторису витрат на відрядження

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про використання авансу: гривневого і валютного. Для цього він подає до бухгалтерії установи Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі — авансовий віт). Разом із авансовим звітом працівник має надати до установи документи, які підтверджують його витрати у відрядженні.

Керівник установи, затверджуючи Звіт, тим самим підтверджує проведені у відрядженні витрати.

Увага!

Витрати, які проведено на території нашої країни, оплачують коштом гривневого авансу, а проведені за кордоном — коштом валютного авансу.

Перелік витрат, які відшкодовують працівнику у зв’язку з відрядженням за кордон, наведено в пункті 7 розділу ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59). На окремих із них зупинимося детальніше.

Вимушена затримка у закордонному відрядженні: чи оплатять

Вимушену затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, незалежних від працівника) можуть взяти до уваги, якщо:

  • є дозвіл керівника установи;
  • є оригінали підтвердних документів;
  • загальний строк відрядження не перевищує 60 к. дн.

Якщо ж для затримки у відрядженні поважних причин не було, працівнику ані зарплату не виплатять, ані добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати не відшкодують.

Добові на закордонні відрядження: як порахувати

Розмір добових витрат для відрядження до іноземної держави наведено в додатку 1 до постанови КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (далі — Постанова № 98).

Загальні правила

За кожний календарний день перебування працівника у закордонному відрядженні (у т. ч. день вибуття та день прибуття) йому виплачують добові. Розмір добових залежить від держави, до якої відряджено працівника, а кількість днів, за які виплачують добові за нормами для іноземної держави, — від встановленого режиму (візовий чи безвізовий).

За візового режиму між державами кількість днів, за які слід виплатити добові за нормами для іноземної держави, обчислюють за відмітками про перетин державного кордону України в паспортному документі (закордонному паспорті або документі, що його замінює). Ці відмітки проставляє уповноважена особа Держприкордонслужби за особистим зверненням відрядженого працівника.

 Добові витрати не потрібно документально підтверджувати.

Якщо в установи немає наказу про направлення працівнику у відрядження, та  не проставлені відмітки про перетин Державного кордону України, добові витрати не відшкодовують.

Кількість днів у відрядженні

У разі безвізового режиму із країною, куди відряджають працівника, кількість днів відрядження обчислюють за наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Підпункт 16.2 розділу ІІІ Інструкції № 59 передбачає різні способи обчислення днів закордонного відрядження у цьому випадку залежно від способу проїзду до іноземної держави (з пересадками чи прямим сполученням), який підтверджують первинні документи.

Так, якщо сполучення між державами пряме і працівник не робив на території України пересадок на інший транспортний засіб чи зупинки в готелі, добові витрати відшкодовують за нормами для іноземної держави за кожний день закордонного відрядження, у т. ч. день вибуття та прибуття.

Якщо працівник робив пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі на території України, добові витрати (у т. ч. й інші витрати) відшкодовують за нормами для України. Відліковують строк до дня (не включно) останньої пересадки на території України у напрямку за кордон та з дня (включно) першої пересадки на території України у напрямку з-за кордону.

Якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем зазначеної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідні день вибуття або день прибуття відшкодовують за нормами для іноземної держави (абз. 2 пп. «в» пп. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59).

Якщо є безоплатне харчування

Розмір добових потрібно зменшити, якщо:

  • працівника безоплатного забезпечує харчуванням сторона, яка приймає;
  • вартість харчування врахована у рахунках на проживання, проїзних документах без визначення конкретної суми.

У такому разі розмір добових становитиме:

·         35% — за триразового харчування;

·         55% — за дворазового харчування;

·         80% — за одноразового харчування.

Якщо вартість харчування зазначена у рахунку, розмір добових витрат зменшують на відповідну суму, але не більше суми добових витрат.

Витрати на проїзд у закордонне відрядження: чим підтверджувати

Вартість проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) відшкодовують разом із витратами, пов’язаними із придбанням проїзних квитків та користуванням постільними речами в поїздах, а також страховими платежами на транспорті. Але, звичайно, із врахуванням установлених обмежень на такі витрати.

Якщо працівник використовував електронний авіаквиток підставою для відшкодування витрат на його придбання є:

  •  оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує розрахункову операцію у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
  •  роздруківка на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут/квитанція);
  • оригінали відривної частини посадочних талонів пасажира.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії:

  •  посадочний документ;
  •  перевізний документ — у разі перевезення багажу;
  •  документ на послуги — у разі окремого замовлення послуги (з надання комплекту постільних речей, резервування місць тощо).

Витрати на оплату вартості проживання

Працівнику відшкодовують вартість витрат на бронювання місць у готелях (мотелях) у розмірі, що не перевищує 50% вартості місця за добу.

Витрати на оплату вартості:

  •  проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях відшкодовують у межах затверджених Постановою № 98 граничних сум витрат на найм житлового приміщення;
  •  користування телефоном, холодильником, телевізором та інші витрати, внесені до рахунків на оплату вартості проживання, — у межах граничних сум витрат;
  •  побутових послуг та ПДВ — понад граничні суми витрат.

Витрати на побутові послуги, що внесені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), відшкодовують у фактичному розмірі, але не більше ніж 10% сум добових витрат для іноземної держави за всі дні проживання (пп. «в» п. 7 розд. ІІІ Інструкції № 59).



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль