Звіт про використання коштів на відрядження: дотримуємося строків звітування

256
Після повернення із відрядження працівник має подати до установи Звіт про використання коштів на відрядження. І зробити це він повинен в чітко обумовлені законодавством строки. Та ще підтвердивши понесені витрати документально. Розповімо як саме.

Працівнику установи, якого направляють у службове відрядження, перед від'їздом  видають грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення (проживання в готелі)  і добові витрати.

Про те, чи можна направляти у відрядження без авансу, читайте тут.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про використання авансу. Для цього він подає до бухгалтерії установи Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841; далі — Порядок №841).

Строки для подання звіту про використання коштів на відрядження

Строки для подання до бухгалтерії установи звіту про використання коштів, наданих на відрядження, залежать від того, в якій формі працівнику видано аванс на відрядження: готівкою чи безготівково. Ці строки визначає:

Повернувшись з відрядження, працівник має подати Звіт про використання коштів на відрядження до закінчення:

  • п’ятого банківського дня — якщо він отримав аванс готівкою з каси установи;
  • третього банківського дня — якщо отримав готівку із застосуванням платіжних карток;
  • десятого банківського дня — якщо розрахунки проводились у безготівковій формі (як правило, цей строк застосовують у разі використання корпоративної картки).

Зауважимо: якщо розрахунки проводились винятково у безготівковій формі і строк Звіту не перевищив 10 банківських днів, але є розбіжності між відповідними звітними документами, керівник установи може продовжити строк здачі Звіту до 20 банківських днів.

Відлік строку слід обчислювати після завершення відрядження — з банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Варто нагадати, що такі ж самі строки встановлюють для повернення залишку невикористаного авансу.

Разом зі Звітом про використані кошти — підтвердні документи

Разом зі Звітом про використані кошти на відрядження слід подати оригінали документів, які підтверджують витрати працівника у відрядженні.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до:

У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

Витрати, які проведено на території нашої країни, оплачують коштом гривневого авансу, а проведені за кордоном — коштом валютного авансу.

Керівник установи, затверджуючи Звіт, тим самим підтверджує проведені у відрядженні витрати.

Відображення у Звіті про використання коштів на відрядження витрат

Суми отриманого авансу (як гривневого, так і валютного), добових, проведених витрат, що підтверджені документально, працівник відображає у Звіті в національній валюті — гривнях.

Як зазначалося, до звіту про використання коштів на відрядження працівник додає документи (в оригіналі), які засвідчують вартість витрат на відрядження. У документах має бути вказана форма оплати понесених витрат (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Операції користувачів з використанням електронних платіжних засобів мають виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів у паперовій формі (п. 3 розд. VII Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 № 705).

До Звіту також додаються ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, із прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України та візою держави закордонного відрядження — якщо працівника відряджено до держави, у якої з Україною встановлено візовий режим. Ці ксерокопії мають бути завірені у відділі кадрів або є їх завіряє головний бухгалтер.

Наслідки, якщо звіт на відрядження здали несвоєчасно

Бухгалтер установи зобов’язаний утримати ПДФО за ставкою 18% і військовий збір — 1,5% з:

  •  усієї суми авансу (гривневого та в іноземній валюті) — якщо Звіт подано несвоєчасно;
  •  суми повернутого залишку невикористаного авансу — якщо Звіт подано вчасно, а залишок невикористаного авансу — несвоєчасно.

При цьому базу оподаткування для ПДФО визначають як добуток зазначеної суми та коефіцієнта — 1,2195 (100 ÷ (100 – 18)). Його обчислюють відповідно до підпункту 164.5 ПК.

Для утримання військового збору базою оподаткування є відповідна сума коштів без застосування зазначеного коефіцієнта.

Обчислену суму ПДФО і військового збору утримують за рахунок будь-якого доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. Тобто із зарплати, з якої вже утримано ПДФО і військовий збір. У разі недостатності суми доходу — за рахунок доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми цих податку та збору (п. 4 Порядку № 841).



Ваша персональна добірка.

    Підписка на статті

    Підпишіться на розсилку, аби не прогавити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. З нашою допомогою працювати легше!

    Освітні заходи

    Освітні заходи

    Отримайте нові знання

    Взяти участь

    Інтернет-магазин

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями

    Скористайтеся найбільш вигідними пропозиціями з передплати і станьте читачем тижневика «Головбух:БЮДЖЕТ» та журналів «Головбух: Праця та зарплата» і «Держзакупівлі» просто зараз

    Живе спілкування з редакцією




    Розсилка









    © Головбух: Бюджет, 2017. Усі права захищено
    Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів порталу, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції порталу

    Тижневик «Головбух: Бюджет», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14859-3830Р від 29.01.2009

    Журнал «Держзакупівлі», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 18739-7539Р від 14.02.2012

    Журнал «Головбух: праця та зарплата», свідоцтво про державну реєстрацію друкованого засобу масової інформації КВ № 14961-3933 ПР від 05.03.2009

    
    • Ми в соцмережах
    Коте теж здивований, але…


    він знає, що зареєструється і скачає файли.
    57 секунд на реєстрацію – і Ви теж зможете скачувати необхідні документи, форми, зразки тощо



    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль
    Oops!.. Але публікацію можуть бачити лише зареєстровані користувачі



    Приділіть лише 57 секунд реєстрації – і читатимете статті, актуальні запитання та відповіді на них


    У мене є пароль
    нагадати
    Пароль надіслано на пошту
    Ввести
    Я тут вперше
    на реєстрацію знадобиться лише 57 секунд
    Введіть ел. пошту або логін
    Неправильний логін або пароль
    Неправильний пароль
    Введіть пароль